Trao đổi với phóng viên Cơ quan Báo và Phát thanh, Truyền hình Hà Nội, Luật sư Nguyễn Văn Tuấn, Giám đốc Công ty Luật TNHH TGS, thuộc Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội chỉ rõ những rủi ro pháp lý và khuyến nghị người kinh doanh chủ động minh bạch hóa doanh thu, hóa đơn và dòng tiền.
Luật sư Nguyễn Văn Tuấn - Giám đốc Công ty Luật TNHH TGS, thuộc Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội. Ảnh: NVCC
Gộp hóa đơn không sai, nhưng sai thời điểm là rủi ro lớn
- Thưa luật sư, nhiều người bán online cho rằng chỉ cần kê khai đủ doanh thu thì việc gộp nhiều đơn hàng vào một hóa đơn không đáng lo. Theo ông, quan niệm này có đúng không?
- Không nên nhìn vấn đề đơn giản như vậy. Điểm cốt lõi của pháp luật hiện hành là hóa đơn phải phản ánh trung thực, đầy đủ và đúng thời điểm giao dịch phát sinh.
Từ ngày 1-7-2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế năm 2025 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử đã thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo Điều 9, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua; đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp đặc thù.
Pháp luật không quy định tuyệt đối mọi trường hợp đều cấm gộp nhiều đơn hàng vào một hóa đơn. Tuy nhiên, nếu việc gộp khiến hóa đơn không phản ánh đúng thời điểm giao dịch, giá trị giao dịch hoặc doanh thu thực tế thì rủi ro pháp lý rất lớn.
Ví dụ, người bán giao hàng ở nhiều thời điểm khác nhau nhưng đến cuối ngày hoặc cuối tuần mới lập một hóa đơn tổng hợp, dẫn đến ghi nhận doanh thu không đúng thời điểm. Khi đó, vấn đề không còn nằm ở việc “gộp” hay “không gộp”, mà là vi phạm nghĩa vụ lập hóa đơn đúng thời điểm.
Đáng lưu ý hơn, nếu việc gộp hóa đơn nhằm trì hoãn ghi nhận doanh thu, làm giảm doanh thu kê khai hoặc che giấu doanh thu thực tế, người nộp thuế có thể bị truy thu, tính tiền chậm nộp và xử phạt; trường hợp đủ yếu tố cấu thành còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế.
- Vậy “điểm đỏ” mà người bán online cần tránh khi gộp đơn là gì, thưa luật sư?
- Điểm quan trọng nhất là phải bảo đảm sự thống nhất giữa đơn hàng, hóa đơn, doanh thu và dòng tiền.
Hiện nay, cơ quan thuế có thể đối chiếu đồng thời dữ liệu đơn hàng trên sàn, dữ liệu từ đơn vị vận chuyển, dòng tiền vào tài khoản ngân hàng, dữ liệu từ tổ chức trung gian thanh toán và hóa đơn điện tử. Khi các nguồn dữ liệu này không thống nhất, người kinh doanh sẽ phải giải trình.
Đây là sự thay đổi đáng chú ý trong phương thức quản lý thuế. Nếu trước đây việc kiểm tra chủ yếu dựa vào hồ sơ, chứng từ do người nộp thuế cung cấp thì hiện nay cơ quan thuế có thể phân tích cả hệ sinh thái giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử cũng không chỉ có ý nghĩa trong quản lý thuế mà còn là chứng cứ trong quan hệ dân sự, thương mại. Việc gộp nhiều giao dịch thiếu rõ ràng có thể gây khó khăn khi phát sinh tranh chấp về giao hàng, đổi trả, bảo hành hoặc khi cơ quan nhà nước yêu cầu đối chiếu.
Do đó, vấn đề pháp lý không nằm đơn thuần ở việc có gộp nhiều đơn hàng hay không, mà là hóa đơn có phản ánh đúng bản chất giao dịch hay không.
Người kinh doanh cần chuyển từ tư duy kinh doanh theo thói quen sang tư duy quản trị tuân thủ. Ảnh: Yến Lan
Dùng tài khoản người thân không thể “che” dòng tiền
- Một số người bán dùng tài khoản cá nhân, thậm chí nhờ người thân đứng tên tài khoản để nhận tiền bán hàng với suy nghĩ rằng có thể tách dòng tiền khỏi hoạt động kinh doanh. Theo ông, cách làm này có thực sự an toàn?
- Không những không an toàn mà còn có thể làm rủi ro pháp lý lớn hơn. Theo điểm a khoản 2 Điều 38 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, cơ quan quản lý thuế có quyền yêu cầu người nộp thuế cung cấp thông tin về tài khoản ngân hàng, tài chính và các nội dung liên quan đến việc khai, tính, nộp thuế; đồng thời có thể sử dụng dữ liệu từ ngân hàng, tổ chức trung gian thanh toán, sàn thương mại điện tử và các cơ sở dữ liệu để đối chiếu doanh thu.
Nếu có dòng tiền liên quan đến hoạt động bán hàng nhưng doanh thu kê khai không tương ứng, người kinh doanh phải giải trình nguồn gốc từng khoản tiền. Nếu không chứng minh được, cơ quan thuế có thể ấn định thuế theo quy định, đồng thời truy thu, tính tiền chậm nộp và xử lý vi phạm.
Việc sử dụng tài khoản của người thân cũng không làm mất nghĩa vụ thuế. Ngược lại, có thể tạo rủi ro cho chính người đứng tên tài khoản nếu thường xuyên phát sinh dòng tiền liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Trong bối cảnh dữ liệu thanh toán, đơn hàng và hóa đơn điện tử ngày càng được kết nối, không tách bạch dòng tiền đồng nghĩa với việc người kinh doanh tự đặt mình vào thế bất lợi khi giải trình.
- Theo luật sư, những sai sót nào của người bán online hiện nay dễ khiến họ bị truy thu, xử phạt nhất khi dữ liệu được đối soát?
- Có 4 nhóm sai sót đáng chú ý.
Thứ nhất, có doanh thu nhưng không đăng ký kinh doanh, không đăng ký mã số thuế hoặc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai.
Thứ hai, kê khai thiếu doanh thu. Chẳng hạn, chỉ khai doanh thu từ một kênh bán hàng nhưng bỏ sót doanh thu từ nền tảng khác, tiền chuyển khoản trực tiếp hoặc các tài khoản nhận tiền khác.
Thứ ba, sử dụng nhiều tài khoản hoặc tài khoản của người thân để nhận tiền bán hàng nhưng không quản lý, đối chiếu đầy đủ.
Thứ tư, không lưu giữ hóa đơn, chứng từ đầu vào hoặc kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc.
Sai lầm lớn nhất là đánh giá thấp khả năng đối soát dữ liệu của cơ quan thuế. Những hành vi như chia nhỏ doanh thu, mượn tài khoản người thân hoặc chỉ kê khai một phần doanh thu không còn là cách “né thuế” an toàn mà có thể trở thành căn cứ để cơ quan thuế ấn định thuế, truy thu và xử lý vi phạm.
- Nhiều hộ kinh doanh lo ngại việc quản lý chặt hóa đơn và dòng tiền sẽ làm tăng chi phí, giảm tính linh hoạt. Đây là gánh nặng hay là cái giá phải trả để kinh doanh minh bạch, thưa ông?
- Quản lý chặt hóa đơn điện tử và dòng tiền có thể làm tăng chi phí tuân thủ trong ngắn hạn, nhưng đây là xu hướng tất yếu của nền kinh tế số và quản lý thuế hiện đại.
Mục tiêu không phải tạo thêm gánh nặng mà là thiết lập môi trường kinh doanh minh bạch, bình đẳng. Không thể để doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế trong khi một bộ phận kinh doanh trên nền tảng số có doanh thu lớn nhưng không kê khai đầy đủ hoặc che giấu doanh thu.
Ở góc độ dài hạn, chuẩn hóa hóa đơn, sổ sách và dòng tiền cũng bảo vệ chính người kinh doanh. Dữ liệu minh bạch giúp kiểm soát tài chính, giảm rủi ro bị ấn định thuế, truy thu hoặc xử phạt; đồng thời tạo cơ sở để tiếp cận tín dụng và mở rộng quy mô.
- Nếu phát hiện đã kê khai thiếu doanh thu do gộp hóa đơn hoặc nhận tiền qua nhiều tài khoản, người bán nên làm gì để “sửa sai” trước khi rủi ro trở nên nghiêm trọng hơn, thưa ông?
- Trước hết, người kinh doanh cần rà soát toàn bộ doanh thu thực tế, đối chiếu sao kê của các tài khoản liên quan với dữ liệu đơn hàng, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, đơn vị vận chuyển và hệ thống hóa đơn điện tử.
Sau đó, cần thực hiện khai bổ sung hồ sơ thuế và nộp đầy đủ số thuế còn thiếu theo quy định. Đồng thời, phải tách bạch tài khoản kinh doanh với tài khoản cá nhân, chấm dứt việc sử dụng tài khoản của người thân để nhận tiền bán hàng và lưu giữ đầy đủ chứng từ.
Người kinh doanh cần chuyển từ tư duy kinh doanh theo thói quen sang tư duy quản trị tuân thủ. Người bán cũng nên ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng có khả năng kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử để hạn chế sai sót. Trong thời đại quản lý thuế bằng dữ liệu điện tử, minh bạch doanh thu, hóa đơn và dòng tiền không còn là lựa chọn. Người kinh doanh càng chuẩn hóa hệ thống quản trị sớm thì càng giảm rủi ro pháp lý và có nền tảng tốt hơn để mở rộng hoạt động kinh doanh.
Xin cảm ơn ông!